CODICE ETICO E DI COMPORTAMENTO

Indice

SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE. 3

CONFLITTO DI INTERESSI 4

REGALI, OMAGGI E BENEFICI 4

CONCORRENZA E NORMATIVA ANTI-TRUST.. 4

ACCURATEZZA DELLE INFORMAZIONI E DELLA PROPRIETA’ INTELLETTUALE. 5

TUTELA DELLE INFORMAZIONI E DELLE PROPRIETA’ INTELLETTUALE. 5

RAPPORTI CON IL PERSONALE. 6

RAPPORTI CON CLIENTI E FORNITORI 7

RAPPORTI CON I CONSUMATORI E I MEZZI DI COMUNICAZIONE. 7

RAPPORTI CON LA COMUNITA’ E LE ISTITUZIONI 7

OSSERVANZA DEL CODICE ETICO E DI COMPORTAMENTO.. 8

SEGNALAZIONE DI VIOLAZIONI 8

SANZIONI 8

DIVULGAZIONE DEL CODICE ETICO E DI COMPORTAMENTO.. 9

RIFERIMENTI 10

SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE

Il Codice Etico è un documento approvato dal Consiglio di Amministrazione che racchiude i principi di comportamento e gli impegni che la Società UP AND GO S.r.l. e i propri dipendenti/collaboratori assumono sia verso l’Azienda stessa sia verso terzi.

Lo scopo del Codice è ribadire a tutti gli amministratori e al personale aziendale l’impegno a mantenere in ogni circostanza un comportamento etico, e in particolare:

  • rispettare le leggi vigenti in ogni paese in cui operiamo;
  • operare con correttezza e cortesia nei rapporti tra colleghi;
  • rispettare gli interessi di ogni altro interlocutore (clienti, consumatori, istituzioni, autorità pubbliche e la comunità esterna);
  • svolgere il proprio ruolo con professionalità ed integrità morale.

I principi contenuti nel Codice etico sono alla base delle politiche aziendali delle prassi e procedure operative applicate dall’Azienda.

Qualora fosse necessario chiarire in maggior dettaglio come rendere applicabili alcuni punti fondamentali dei valori e della cura dell’Azienda nella conduzione delle attività operative, verranno emesse specifiche linee guida a completamento di quelle esistenti.

Il Codice definisce inoltre le modalità per verificare l’effettiva osservanza del Codice e le sanzioni previste in caso di violazione.

Le norme del Codice si applicano, senza eccezioni, a tutti gli amministratori e al personale aziendale che abbia rapporti di lavoro con UP AND GO.

Il termine personale aziendale comprende:

  • i dipendenti;
  • tutti gli altri collaboratori e principalmente i consulenti e i valutatori.

Laddove necessario le singole componenti vengono indicate separatamente.

Gli amministratori e il personale aziendale sono pertanto tenuti a prenderne visione, a conoscerne i contenuti, ad accettarli ed a tenere una condotta conforme ai principi in esso contenuti.

Inoltre, il personale è tenuto anche a segnalare eventuali violazioni del Codice agli organi preposti, come meglio illustrato nella parte finale di questo documento.

L’osservanza delle norme del Codice deve considerarsi parte essenziale degli obblighi contrattuali del personale aziendale e dei soggetti che hanno relazioni d’affari con UP AND GO.

Il management di UP AND GO ha la responsabilità di rendere noto, spiegare ed assicurare la comprensione di questo Codice da parte di tutto il personale aziendale.

Il management assicura che gli impegni espressi nel Codice vengano attuati in tutte le Aree e Funzioni dell’Azienda.

CONFLITTO DI INTERESSI

Nello svolgimento del proprio lavoro ciascun dipendente/collaboratore è tenuto ad evitare ogni possibile conflitto di interessi, con particolare riferimento a interessi personali e/o familiari che potrebbero influenzare l’indipendenza del proprio giudizio ed entrare in contrasto con le sue responsabilità nei confronti di UP AND GO.

Ogni dipendente/collaboratore deve immediatamente riferire alla Direzione qualsiasi situazione che costituisca o possa generare un conflitto di interessi. In particolare, il dipendente/collaboratore deve comunicare l’esistenza di un rapporto di lavoro stabile o temporaneo, o una relazione di tipo finanziario, commerciale, professionale, familiare con entità esterne a UP AND GO che possa influire sull’imparzialità della sua condotta o pregiudicare la correttezza della attività da lui svolte.

I dipendenti/collaboratori che dovessero venire in contatto con clienti/fornitori di UP AND GO per motivi diversi dal normale rapporto di collaborazione (instauratosi con gli stessi per adempiere alle proprie funzioni, così come definite nel contratto di lavoro), devono darne immediata comunicazione alla Direzione di UP AND GO.

REGALI, OMAGGI E BENEFICI

Non è consentito offrire o ricevere forme di regalo o benefici che possano essere interpretati come eccedenti le normali pratiche commerciali e di cortesia, o che possano essere intese come strumento per acquisire trattamenti di favore nell’ambito dello svolgimento delle attività lavorative.

Non è tollerato alcun tipo di comportamento corruttivo nei confronti dei pubblici ufficiali, funzionari o dipendenti/collaboratori della Pubblica Amministrazione, di Autorità e Istituzioni pubbliche, in qualsiasi forma o modo.

Le norme che regolano la materia nelle singole legislazioni nazionali devono essere strettamente osservate.

Le norme sopra menzionate non possono essere escluse ricorrendo a terzi.

Per omaggio si intendono anche benefici quali, ad esempio, offerta di partecipare a corsi di formazione o promesse di lavoro.

In particolare, nello svolgimento della attività presso i clienti il comportamento dei dipendenti/collaboratori deve essere improntato al massimo rigore ed integrità soprattutto rispetto ad ogni eventuale offerta di benefici da parte delle Aziende Clienti.

CONCORRENZA E NORMATIVA ANTI-TRUST

UP AND GO agisce sul mercato in modo leale, astenendosi da comportamenti di abuso di posizione dominante o che compromettano la libera concorrenza.

UP AND GO rispetta le regole vigenti in materia di libera concorrenza e la normativa anti-trust del paese in cui opera.

ACCURATEZZA DELLE INFORMAZIONI E DELLA PROPRIETA’ INTELLETTUALE

UP AND GO opera con la massima trasparenza a livello amministrativo e contabile, garantendo veridicità, accuratezza e completezza delle informazioni relative ad ogni registrazione contabile.

Al fine di impedire un uso distorto dei fondi aziendali o la registrazione di transazione fittizie, per ogni operazione viene conservata un’adeguata documentazione di supporto dell’attività svolta, tale da consentire l’effettuazione di controlli che accertino le caratteristiche, le motivazioni dell’operazione e individuino chi ha autorizzato, effettuato, registrato e verificato l’operazione.

Ogni dipendente/collaboratore è tenuto ad osservare scrupolosamente tutte le procedure vigenti in materia amministrativa e contabile.

UP AND GO cura la tempestiva elaborazione di rendiconti finanziari periodici, in modo che siano completi, accurati, attendibili e comprensibili.

TUTELA DEI BENI AZIENDALI – STRUMENTI INFORMATICI

Ogni dipendente/collaboratore è tenuto ad operare con diligenza per tutelare i beni aziendali utilizzando in modo corretto e responsabile gli strumenti a lui affidati ed evitandone un uso improprio.

Con particolare riferimento all’utilizzo degli strumenti informatici, ogni dipendente/collaboratore è tenuto a rispettare scrupolosamente quanto previsto dall’apposito documento di policy informatica, al fine di non compromettere la funzionalità e la protezione dei sistemi informatici. In sintesi non è consentito:

  • utilizzare gli strumenti a disposizione (programmi, e-mail, internet, telefono, fax, ecc.) per scopi che non siano legati ad esigenze di lavoro;
  • scaricare programmi o installare software non autorizzato, o differente da quello fornito dall’azienda;
  • inviare messaggi di posta elettronica ingiuriosi o che possano recare offesa alla persona e/o danno all’immagine aziendale;
  • navigare su siti internet con contenuti indecorosi ed offensivi.

UP AND GO si riserva il diritto di impedire utilizzi distorti dei propri beni ed infrastrutture attraverso l’impiego previsto dalle leggi vigenti (Legge sulla Privacy, Statuto dei lavoratori, ecc.).

TUTELA DELLE INFORMAZIONI E DELLE PROPRIETA’ INTELLETTUALE

Le informazioni aziendali di qualsiasi natura (commerciale, finanziaria, tecnologica, ecc.) rappresentano un bene che UP AND GO intende proteggere.

È quindi fatto divieto di rivelare a persone non autorizzate (all’interno e/o all’esterno dell’Azienda) informazioni che possano mettere a rischio il patrimonio professionale e commerciale dell’Azienda.

UP AND GO ritiene di assoluta priorità proteggere la proprietà intellettuale (marchi, programmi informatici, ecc.) con ogni mezzo legale a disposizione.

Allo stesso modo informazioni ricevute da terzi sono trattate da UP AND GO nel pieno rispetto della riservatezza e della privacy degli interessati.

A tal fine sono applicate e costantemente aggiornate politiche e procedure specifiche per la protezione delle informazioni, in accordo al GDPR.

RAPPORTI CON IL PERSONALE

  1. Rispetto del contratto e delle normative sul lavoro

UP AND GO è impegnata a rispettare i diritti umani fondamentali, le leggi e le normative sul lavoro vigenti in ogni Paese. In particolare, ogni dipendente è assunto con regolare contratto di lavoro e non è tollerata alcuna forma di lavoro irregolare, minorile o di “lavoro nero”.

Per ogni collaboratore è predisposto un contratto scritto redatto in conformità con le leggi vigenti.

  1. Selezione, gestione e sviluppo delle risorse umane

UP AND GO evita qualsiasi forma di discriminazione nei confronti dei propri dipendenti/collaboratori e adotta criteri obiettivi nella selezione, gestione e sviluppo delle risorse umane.

In particolare, la valutazione del personale da assumere, dei consulenti e dei valutatori da parte di UP AND GO è effettuata in base alla corrispondenza dei profili dei candidati rispetto alle esigenze aziendali, nel rispetto delle pari opportunità per tutti i soggetti interessati.

UP AND GO è impegnata a valorizzare ed accrescere le competenze delle proprie risorse umane e mira ad offrire a tutto il personale aziendale opportunità di sviluppo sulla base delle competenze e capacità, evitando, ogni forma di discriminazione, legata all’età, al sesso, alla razza, allo stato di salute, alla nazionalità, alle opinioni politiche e alle credenze religiose.

  1. Tutela dell’integrità morale e fisica

A tutto il personale aziendale, la cui integrità morale e fisica è considerata valore primario di UP AND GO, vengono garantite condizioni di lavoro rispettose della dignità individuale, in ambienti di lavoro sicuri e salubri. In particolare la società non tollera:

  • abusi di potere: costituisce abuso della posizione di autorità richiedere, come atto dovuto al superiore gerarchico, prestazioni e favori personali, oppure assumere atteggiamenti o compiere azioni che siano lesive della dignità e autonomia del collaboratore;
  • atti di violenza psicologica, atteggiamenti o compiere azioni che siano lesive della dignità e autonomia del collaboratore;
  • atti di violenza psicologica, atteggiamenti o comportamenti discriminatori o lesivi della persona e delle sue convinzioni;
  • molestie sessuali, comportamenti o discorsi che possono turbare la sensibilità personale.

UP AND GO si impegna a diffondere e a consolidare una cultura della sicurezza, sviluppando la consapevolezza dei rischi, promuovendo comportamenti responsabili da parte di tutti i dipendenti/collaboratori, adottando metodologie di lavoro idonee assicurando adeguati interventi formativi ed operando in piena conformità al D.Lgs. 81/08 e a tutta la legislazione in materia.

  1. Tutela della Privacy

UP AND GO opera in conformità alle prescrizioni del GDPR.

La privacy del personale è tutelata rispettando le norme previste dalla legge e adottando adeguate modalità di trattamento e conservazione delle informazioni che l’Azienda richiede.

È vietato, fatte salve le ipotesi previste dalla legge, comunicare/diffondere i dati personali senza previo consenso dell’interessato.

Non sono ammesse indagini su opinioni e preferenze personali e, in generale, sulla vita privata del personale aziendale.

RAPPORTI CON CLIENTI E FORNITORI

I rapporti e le comunicazioni con i clienti di UP AND GO sono improntati alla massima correttezza e al rispetto delle normative vigenti, ivi incluse tutte le regole in materia di accreditamento, senza alcun ricorso a pratiche commercialmente scorrette.

Nei processi di acquisto i fornitori sono selezionati in base a criteri oggettivi, quali il prezzo e la qualità del servizio, offrendo a ogni fornitore pari opportunità.

RAPPORTI CON I CONSUMATORI E I MEZZI DI COMUNICAZIONE

UP AND GO si impegna a garantire ai consumatori una risposta immediata, qualificata e competente alle loro esigenze.

La comunicazione di UP AND GO verso l’esterno è improntata al rispetto del diritto all’informazione.

In nessun caso è permesso divulgare notizie o commenti falsi o tendenziosi.

RAPPORTI CON LA COMUNITA’ E LE ISTITUZIONI

Politica ambientale

UP AND GO è consapevole dell’influenza, anche indiretta, che le proprie attività possono avere sulle condizioni, sullo sviluppo economico e sociale e sul benessere generale della collettività attraverso la Certificazione di Sistemi di Gestione.

Rapporti economici con Partiti, Organizzazioni sindacali ed Associazioni

UP AND GO non finanzia Partiti politici, loro rappresentanti o candidati, né effettua sponsorizzazioni di congressi o feste che abbiano un fine di propaganda politica. Si astiene da qualsiasi pressione diretta o indiretta ad esponenti politici.

UP AND GO non eroga contributi ad Organizzazioni quali Sindacati, Associazioni ambientaliste o a tutela dei consumatori.

È tuttavia possibile cooperare, anche finanziariamente, con tali Organizzazioni, laddove sussistano contemporaneamente i seguenti presupposti:

  • finalità riconducibile alla missione dell’Azienda;
  • destinazione chiara e documentabile delle risorse;
  • espressa autorizzazione da parte delle funzioni autorizzate.

Contributi ad Associazioni benefiche

UP AND GO può aderire alle richieste di contributi limitatamente alle proposte provenienti da Enti ed Associazioni dichiaratamente senza fini di lucro e con regolari Statuti e Atti costitutivi.

Rapporti con le Istituzioni

I rapporti con la Pubblica Amministrazione, le Istituzioni di Stato o internazionali devono riguardare le implicazioni delle leggi e delle norme applicabili all’Azienda. UP AND GO risponde a richieste di informazioni o comunque rende nota la propria posizione su temi rilevanti per l’attività dell’Azienda.

A tal fine UP AND GO si impegna a :

  • instaurare canali stabiliti di comunicazione con gli interlocutori istituzionali a livello nazionale, comunitario e territoriale;
  • rappresentare gli interessi e le posizioni dell’Azienda in maniera trasparente, rigorosa e coerente, evitando atteggiamenti di natura conclusiva.

OSSERVANZA DEL CODICE ETICO E DI COMPORTAMENTO

L’osservanza delle norme del Codice deve considerarsi parte essenziale delle obbligazioni contrattuali dei dipendenti/collaboratori. Essa deve altresì considerarsi parte essenziale delle obbligazioni contrattuali assunte dai collaboratori non subordinati e/o soggetti aventi relazioni d’affari con UP AND GO.

La Direzione ha la responsabilità di far sì che le proprie aspettative di condotta nei confronti dei dipendenti/collaboratori siano da questi comprese e messe in pratica. Il management, pertanto, deve assicurare che gli impegni espressi nel Codice vengano attuati a livello delle varie funzioni.

SEGNALAZIONE DI VIOLAZIONI

Allo scopo di garantire l’effettiva applicazione del Codice, UP AND GO richiede a tutti coloro che vengano a conoscenza di eventuali casi di inosservanza del presente Codice di effettuare una segnalazione.

I dipendenti/collaboratori e i collaboratori devono riferire eventuali violazioni o sospetti di violazione alla Direzione.

Con riferimento alla notizia di avvenuta o tentata violazione delle norme contenute nel Codice, UP AND GO garantirà che nessuno, in ambito lavorativo, possa subire ritorsioni, illeciti condizionamenti, disagi e discriminazioni, per aver segnalato la violazione dei contenuti del Codice Etico e di Comportamento o delle procedure interne.

Costituisce violazione del Codice anche qualsiasi forma di ritorsione nei confronti di chi ha effettuato in buona fede segnalazioni di possibili violazioni del Codice. Inoltre, va considerata violazione del Codice il comportamento di chi accusi altri dipendenti/collaboratori di violazione, con la consapevolezza che tale violazione non sussiste.

SANZIONI

La violazione dei principi fissati nel Codice Etico e di comportamento e nelle procedure aziendali compromette il rapporto di fiducia tra UP AND GO e chiunque commetta la violazione (amministratori, personale aziendale, clienti, fornitori).

Le violazioni, una volta accertate, saranno perseguite con tempestività, attraverso l’adozione, compatibilmente a quanto previsto dal quadro normativo vigente, di provvedimenti disciplinari adeguati e proporzionati, indipendentemente dalla eventuale rilevanza penale di tali comportamenti e dall'instaurazione di un procedimento penale nei casi in cui costituiscano reato.

I provvedimenti disciplinari per le violazioni del presente Codice sono adottati dell’Azienda in linea con le leggi vigenti e con i relativi contatti di lavoro nazionali.

Tali provvedimenti possono comprendere anche l’allontanamento dell’Azienda dei responsabili di tali condotte illecite.

UP AND GO, a tutela della propria immagine e a salvaguardare delle proprie risorse, non intratterrà rapporti di alcun tipo con soggetti che non intendano operare nel rigoroso rispetto della normativa vigente, e/o che rifiutino di comportarsi secondo i valori ed i principi previsti da Codice Etico e di Comportamento.

DIVULGAZIONE DEL CODICE ETICO E DI COMPORTAMENTO

Il presente codice è approvato dalla Direzione e portato a conoscenza del personale aziendale e di qualsiasi altro soggetto terzo che possa agire per conto dell’Azienda. Tutti i citati soggetti sono tenuti ad apprendere e a rispettarne i contenuti.

Il Codice Etico e di Comportamento è reperibile sul sito: http://www.upandgo.it. Una copia viene trasmessa a tutto il personale in servizio. Una copia può essere richiesta al Responsabile Qualità o alla Direzione.

Gli aggiornamenti e le revisioni del Codice vengono approvati dalla Direzione di UP AND GO.

Allo scopo di assicurare la corretta comprensione del Codice etico e di Comportamento, UP AND GO predispone un piano di formazione che assicuri la completa divulgazione e comprensione.

RIFERIMENTI

  • GDPR General Data Protection Regulation, Regolamento UE 2016/679.
  • Decreto Legislativo 9 aprile 2008, n. 81. Testo unico sulla Salute e Sicurezza sul Lavoro.